Urząd Miejski w Sośnicowicach

Zarządzenie Nr 7/2010
Burmistrza Sośnicowic
z dnia 19.01.2010r.

w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania systemu kontroli zarządczej Urzędu Miejskiego w Sośnicowicach

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami) w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 ) zarządza się, co następuje:
§ 1
Określa się ramowe zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Sośnicowicach stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Wykonanie zarządzenia powierza się sekretarzowi gminy.
§ 3
Na podstawie art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami ) w związku z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 ) zobowiązuję kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Sośnicowice do wprowadzenia systemu kontroli zarządczej w każdej z gminnych jednostek organizacyjnych w celu wykonania obowiązków ustawowych określonych w treści Rozdziału 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od dnia 01.01.2010r.. 
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 7/2010
Burmistrza Sośnicowic
z dnia 19.01.2010r.

RAMOWE ZASADY FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIEJSKIM W SOŚNICOWICACH

§ 1
Kontrola zarządcza obejmuje ogół działań wykonywanych przez uprawnione lub upoważnione osoby w Urzędzie Miejskim w Sośnicowicach dla zapewnienia realizacji celów jednostki samorządu terytorialnego oraz zadań własnych, zleconych lub powierzonych na podstawie zawartych porozumień i umów oraz innych regulacji prawnych wynikających z porządku prawnego uregulowanego przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz prawa miejscowego.

§ 2
Procedury kontroli zarządczej obejmują pisemne regulacje zawarte w aktach prawnych mających postać: uchwał, zarządzeń, instrukcji, decyzji, zakresów czynności, poleceń służbowych oraz innych dokumentów urzędowych.
Procedury kontroli zarządczej obejmują również tzw. zasady dobrej praktyki, nieutrwalone w formie pisemnej, jednak skutecznie regulujące sposoby i formy wykonywania czynności urzędowych zarówno w formie dokumentacji papierowej jak i w systemach informatycznych wykorzystywanych przy realizacji zadań wynikających z zasad funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Sośnicowicach.

§ 3
Elementy systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Sośnicowicach stanowią:
1. Procedury nadzoru służbowego, określające czynności wykonywane przez Kierownictwo Urzędu w ramach hierarchii służbowej i powierzonych wg niej uprawnień,
2. Procedury kontroli funkcjonalnej, określające czynności kontroli merytorycznej o charakterze zadaniowym, wykonywane przez kadrę kierowniczą Urzędu w ramach powierzonych uprawnień,
3. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej, określające czynności kontroli formalno- rachunkowej oraz kontroli ex-ante i ex-post, wykonywanej przez upoważnionych pracowników Urzędu w ramach powierzonych uprawnień,
4. Procedury wewnętrznej kontroli instytucjonalnej określające wykonywane przez upoważnionego przez Burmistrza Sośnicowic pracownika – główny specjalista ds. kontroli wewnętrznej czynności kontrolne w stosunku do komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy.

§ 4
Burmistrz Sośnicowic będący kierownikiem Urzędu Miejskiego w Sośnicowicach oraz kierujący gminnymi jednostkami organizacyjnymi ponoszą odpowiedzialność za zespół procesów, których celem jest nadzorowanie i kontrolowanie operacji w kierowanych przez nich jednostkach w sposób dający Burmistrzowi rozsądne zapewnienie, że:
1. działania podległych im jednostek są zgodne z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w jednostce ( procedurami ) oraz ze standardami,
2. zasoby są zużywane oszczędnie i w sposób przynoszący pożytek, a jakości usług nadano odpowiednią rangę,
3. plany jednostek, programy, zamierzenia i cele są osiągane,
4. dane i informacje publikowane i udostępniane wewnętrznie, czy na zewnątrz są dokładne, wiarygodne i aktualne,
5. zasoby organizacji ( włączając w to pracowników, systemy, dane/informacje i reputację ) są dostatecznie zabezpieczone ( nadzorowane ),
6. ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów.

§ 5
Nadzorowanie i kontrolowanie jest funkcją kierowania i pozostaje integralną częścią ogólnego procesu zarządzania działaniami. W związku z tym do obowiązków kierowników wszystkich szczebli jednostki należy:
1. identyfikowanie i ocena ryzyka ( niepowodzenia, nieprawidłowości, straty itp.) związanego z konkretnym obszarem działań ( usług, produktów ),
2. opracowanie i ustalenie zasad ( polityki ), planów, standardów działań, systemów i innych środków, aby zminimalizować, ograniczyć lub usunąć ryzyko związane ze zidentyfikowanym zagrożeniem,
3. wprowadzenie praktyczne procesów ( lub narzędzi, procedur ) nadzorowania i kontrolowania, które zachęcają i wymagają od podległych pracowników wykonywania swoich obowiązków w taki sposób, aby osiągnąć cele kontroli zarządczej wymienione powyżej,
4. zapewnić skuteczność wykonywania kontroli zarządczej i dbać o ciągłą poprawę realizowanych przez siebie procesów.

§ 6
1. Biorąc pod uwagę wymienione wyżej cele kontroli zarządczej oraz przypisany w tym obszarze zakres odpowiedzialności kierujący gminnymi jednostkami organizacyjnymi organizują w kierowanych jednostkach adekwatną, skuteczną i efektywną kontrolę zarządczą uwzględniającą ogłoszone przez Ministra Finansów standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 69 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
2. Dla realizacji obowiązków zapisanych w § 5 ust. 1 i 2 wszyscy kierujący gminnymi jednostkami organizacyjnymi przygotują i wdrożą procedury zarządzania ryzykiem.
3. System zarządzania ryzykiem w jednostkach opiera się na sformułowanych w ramach procedury budżetowej mierzalnych celach i zadaniach.
4. Podstawą dla zarządzania ryzykiem operacyjnym są zadania budżetowe, projekty i produkty, które w nich opisano.
5. Ryzyka strategiczne odnoszą się do wieloletnich celów, polityk i programów.
6. Zarządzanie ryzykiem obejmuje następujące czynności:
a) identyfikacja ryzyka,
b) ocena zagrożeń i projektowanie czynności kontrolnych,
c) monitorowanie występowania zagrożeń ( stanów niepożądanych ),
d) podejmowanie decyzji i działań korygujących ( lub dla rozwiązania problemów ).

§ 7
1. W ramach zarządzania strategicznego nadzór nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi pełnią Zastępca Burmistrza, Skarbnik Gminy, Sekretarz Gminy.
2. Odpowiedzialni pracownicy Urzędu Miejskiego w Sośnicowicach wspomagają osoby wymienione w pkt 1 w pełnieniu tego nadzoru w szczególności poprzez analizowanie i opiniowanie wskazanych przez nich materiałów planistycznych, informacyjnych i sprawozdawczych opracowywanych przez gminne jednostki organizacyjne.